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2020
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【経費削減コラム】複合機の導入方法とカウンター料金の仕組み

【経費削減コラム】複合機の導入方法とカウンター料金の仕組み

2020.04.6
   

前回のコラムでは、「賢く使い分けよう!複合機とプリンターの違い」をお話しました。今回のコラムは、オフィス事務所や店舗などに1台は設置されている「複合機」の導入方法とカウンター料金の仕組みについてお届けします。

 

◆複合機の導入方法

複合機には、①機械導入時の初期費用と、②印刷する度に発生するカウンター料金の2種類あります。まずは、①機械導入時の初期費用の支払い方法についてご説明します。

複合機の性能にもよりますが、販売価格が100万円以上する複合機が多いので、価格としては、インクジェットプリンター・レーザープリンターよりも高額です。

 

複合機はビジネスフォンとは異なり、消耗度が激しいので、一般的には3~5年でドラム等の部品の故障が多発します。複合機が故障しがちになると仕事への影響が大きい為、すぐにでも交換したいところですが、買取となるとそれなりに金額もかかりますので、買取よりも経費計上が可能な毎月のリースを選択する企業様が多いです。(中古複合機の場合はリース契約が出来ない為、買取となります。)

 

◆カウンター料金の仕組み

「どうして、複合機を購入後も費用(カウンター料金)が発生するのか?」というご相談を良く頂きます。確かに、プリンターはインクやトナー等の消耗品は都度お店などで購入しますが、複合機は1枚印刷する度に白黒〇円/カラー〇円というカウンター料金=保守メンテナンス料金が発生します。トナーが足りなくなったり、ちょっとした故障対応などはこのカウンター料金から派生する料金で、複合機メーカーや販売店は保守対応をします。

 

この「カウンター料金単価」が曲者です。全国統一価格なら分かりやすいのですが、販売店のさじ加減で「このお客様のカウンター料金単価は〇円にしよう!」となり、お客様ごとにカウンター料金単価は異なります。(当然、ビジネスですから、お得意様には安い料金単価となり、あまり印刷しないお客様には高い料金単価となります。)販売店の利益が上乗せされたカウンター料金単価で契約する場合がほとんどです。

(ちなみに、コンビニなどにある複合機の「白黒10円/カラー50円」といった単価にも、お店の利益はONされています。)

 

 

◆なぜ「複合機リース契約」を見直すと良いのか?

中小企業は、複合機や通信回りを一括でお任せするような事業規模では無い為、複合機の導入・入替タイミングをお聞きすると、「業者からテレアポがあった。」「飛び込み営業が来た」というお客様が多いです。弊社のお客様でも約80%が当てはまるでしょうか。

 

中小企業は資金繰り上、複合機をリース契約される企業が多く、毎月リース料金とカウンター料金が発生します。(リース料金とは複合機本体のために支払う費用のことを言います。カウンター料金とは印刷枚数に応じて課金される費用のことを言い、たくさん印刷すればするほど月々の請求額は上昇します。)

 

テレアポや飛込み営業を主体とした複合機販売業者の多くは、最近の傾向としてリース料金(複合機本体)を安く設定していますので、お客様からすると一見お得に利用できるように感じ、契約をします。

 

しかし、いざ複合機の利用を開始すると、カウンター料金が高く設定されており、想像以上に印刷代金のランニングコストがかかります。

 

契約時に見落としがちですが、実は複合機ではこの「カウンター料金単価」の価格設定が重要なのです。良く考えれば分かる事ですが、複合機の販売会社が、複合機の本体価格を仕切値に近い価格でお客様に提供したとして、どこで利益を得たら良いのでしょうか?答えはズバリ「カウンター料金」です。

 

カウンター料金は複合機に紐づいている為、複合機の本体価格を仕切値に近い金額でお客様に提供しても、カウンター料金単価を高めに設定しておけば、1年も経過しない時期に販売店側の元は取れます。「本体価格もカウンター料金も安価で!」であれば、メーカーや販売店はお客様の保守メンテナンスができません。お客様対応をすればするほど赤字になるからです。

 

お客様側からすると、「本体価格はずいぶん安く契約できたのに、なぜか月々の支払金額は安くなっていないぞ?」となります。印刷代金を、リース料金とカウンター料金とで合算して計上するお客様もいますが、その場合は本来下げるべき部分を見落としがちになりますので、面倒でも項目ごとに分ける事をお勧めします。

(良くある複合機の契約事例)

 

私共にご相談いただく企業様は、複合機のリース料金よりもカウンター料金の方が高い企業様の方が多いです。契約時の複合機本体代金ではなく、毎月のランニングコストである「カウンター料金」の単価の方を重点的に見直しされてはどうでしょうか?( カウンター料金単価を下げる為には、ご利用中の複合機の入替が必要です。)

 

ペーパーレス社会がうたわれている昨今ですが、まだまだ紙で印刷する世の中は続くと思います。45年周期での切替えが多く、普段のビジネスで使用する複合機であれば、本体価格の利益はある程度、メーカーや販売店に取ってもらい、その代わり、普段のランニングコストは下げてもらう。そのような交渉も有りなのではないでしょうか?

(経費削減WIN!が推奨する複合機の契約事例)

 

 

経費削減WIN!複合機カウンター料金削減はこちら

https://sakugen-win.com/idea/print-counter/

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